Personalizacja druku - czym jest i kiedy ją stosować?

Personalizacja druku pozwala przygotować serię wydruków, w której każdy egzemplarz może zawierać inne dane, np. imię, nazwisko, numer, nazwę firmy albo indywidualny tekst. Sprawdź, kiedy takie rozwiązanie ma sens i jak przygotować materiały do druku personalizowanego w drukarni JKB Print.

Czym jest personalizacja druku?

Personalizacja druku to przygotowanie serii wydruków, w której poszczególne egzemplarze różnią się wybranymi elementami. Może to być imię i nazwisko odbiorcy, nazwa firmy, numer zaproszenia, numer miejsca, indywidualny tekst, kod rabatowy zapisany jako tekst albo inny element wynikający z bazy danych.

 

W praktyce oznacza to, że nie trzeba drukować wielu osobnych projektów ręcznie. Jeden projekt graficzny może mieć stałe tło, układ i identyfikację wizualną, a zmieniają się tylko wskazane pola. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w druku cyfrowym, który pozwala sprawnie obsługiwać dane zmienne, czyli informacje zmieniające się pomiędzy kolejnymi egzemplarzami.

Jakie elementy można personalizować?

Najczęściej personalizuje się elementy tekstowe: imiona, nazwiska, nazwy firm, stanowiska, numery porządkowe, oznaczenia miejsc, indywidualne hasła, krótkie komunikaty, kody rabatowe albo oznaczenia grup uczestników.

 

Personalizacja może obejmować także warianty graficzne, jeśli projekt i dane są do tego odpowiednio przygotowane. Przykładem może być inna wersja językowa, inne oznaczenie działu, inna nazwa wydarzenia albo różne warianty materiałów dla kilku grup odbiorców.

 

Ważne jest jednak to, że personalizacja nie oznacza pełnej dowolności bez przygotowania. Żeby druk przebiegł poprawnie, potrzebny jest projekt z miejscem na zmienne dane oraz uporządkowana baza danych, np. arkusz z kolumnami odpowiadającymi konkretnym polom w projekcie.

Kiedy warto zastosować personalizację wydruków?

Druk personalizowany sprawdza się wszędzie tam, gdzie materiał ma trafić do konkretnej osoby, firmy, uczestnika wydarzenia albo grupy odbiorców. Dzięki temu wydruk wygląda bardziej indywidualnie i może lepiej spełniać swoją funkcję.

 

Takie rozwiązanie warto rozważyć przy zaproszeniach, winietkach, dyplomach, certyfikatach, identyfikatorach, biletach, voucherach, kuponach, pocztówkach, kopertach, ulotkach personalizowanych i materiałach konferencyjnych. Personalizacja przydaje się też w komunikacji marketingowej, gdy chcesz przygotować kilka wariantów treści dla różnych odbiorców.

 

Jeśli chcesz zobaczyć więcej przykładów produktów, które można personalizować, sprawdź też wpis: Jak wykorzystać druk do personalizacji produktów?

Druk personalizowany a dane zmienne

W poligrafii często używa się określenia dane zmienne - są to informacje podstawiane automatycznie do kolejnych egzemplarzy projektu. Dla laika najprościej: to dane z tabeli, które trafiają w konkretne miejsca w projekcie.

 

Przykład: w projekcie zaproszenia stałe pozostają tło, grafika, układ i tekst główny, ale zmienia się imię i nazwisko gościa. W projekcie biletu stałe pozostają informacje o wydarzeniu, ale zmienia się numer biletu albo oznaczenie miejsca. W projekcie certyfikatu stały jest układ dokumentu, ale zmienia się nazwisko uczestnika i nazwa szkolenia.

 

W drukarni JKB Print możemy pomóc ocenić, czy dany projekt nadaje się do personalizacji i czy baza danych jest przygotowana w sposób umożliwiający sprawną produkcję.

Jak przygotować plik do personalizacji druku?

Najważniejsze są dwa elementy: projekt graficzny oraz baza danych. Projekt powinien mieć przewidziane miejsce na zmienne informacje. Trzeba pamiętać, że dane mogą mieć różną długość. Krótkie imię zmieści się łatwo, ale długie nazwisko, podwójne imię albo długa nazwa firmy mogą wymagać większego pola tekstowego.

 

Baza danych powinna być uporządkowana. Najwygodniej przygotować ją w arkuszu, w którym każda kolumna odpowiada jednemu typowi informacji, np. imię, nazwisko, firma, numer, miejscowość, wariant tekstu. Każdy wiersz powinien odpowiadać jednemu egzemplarzowi wydruku.

 

Przed wysłaniem plików warto sprawdzić literówki, podwójne spacje, błędne znaki, puste komórki oraz spójność zapisu. Personalizacja powiela dane dokładnie tak, jak zostały dostarczone, dlatego błędów w bazie nie należy traktować jako drobnostki.

Najczęstsze błędy przy personalizacji druku

Pierwszy częsty błąd to zbyt mało miejsca na dane zmienne. Jeśli pole tekstowe jest za wąskie, dłuższe nazwiska lub nazwy firm mogą wyglądać źle albo wymagać zmniejszenia fontu.

 

Drugi błąd to nieuporządkowana baza danych. Problemem są puste wiersze, pomieszane kolumny, różne formaty zapisu, literówki, niepotrzebne znaki i brak jasnej informacji, które dane mają trafić w które miejsce projektu.

 

Trzeci błąd to brak kontroli wersji projektu. Jeżeli w obiegu funkcjonuje kilka plików graficznych i kilka wersji bazy, łatwo o pomyłkę. Najbezpieczniej przekazać finalny projekt i finalną bazę danych, a wcześniejsze wersje wyraźnie odsunąć od produkcji.

FAQ - personalizacja druku

Czy każdy produkt można personalizować?

Nie każdy produkt i nie każdy projekt nadaje się do personalizacji w takim samym stopniu. Dużo zależy od technologii druku, formatu, układu projektu, rodzaju danych oraz sposobu przygotowania plików.

Czy personalizacja druku jest tylko dla dużych nakładów?

Nie. Personalizacja często ma sens także przy mniejszych i średnich nakładach, szczególnie przy zaproszeniach, dyplomach, identyfikatorach, voucherach, biletach i materiałach eventowych.

Czy baza danych musi być przygotowana w Excelu?

Nie musi, ale arkusz kalkulacyjny jest zwykle najwygodniejszy. Najważniejsze, żeby dane były uporządkowane w kolumnach i jednoznacznie opisane.

Czy mogę personalizować tylko imię i nazwisko?

Nie. Personalizować można różne dane tekstowe, np. numer, nazwę firmy, stanowisko, miejscowość, wariant komunikatu, oznaczenie grupy albo indywidualny kod tekstowy.

Czy druk personalizowany wymaga wcześniejszej weryfikacji plików?

Tak, warto zweryfikować projekt i bazę przed produkcją. Dzięki temu można wychwycić problemy z długością tekstu, pustymi polami, błędami w danych albo niejasnym układem kolumn.