Jak zaplanować konferencję od A do Z?

Zacznij od planowania

Koncepcja, liczba uczestników, scenariusz, harmonogram i kosztorys - to podstawowe elementy planowania, od których trzeba wyjść, zanim chwycisz za telefon. Od tematu wydarzenia zależy, kogo zaprosisz na konferencję i jakich wybierzesz prelegentów. Trzeba również założyć ramy czasowe wydarzenia i spróbować przewidzieć ewentualne trudności. Wszystkie plany muszą mieścić się w budżecie.

Lokalizacja i podwykonawcy

Wybór lokalizacji to jeden z najważniejszych elementów przygotowań - poziom obsługi, wygląd, standard miejsca, dojazd, atmosfera - to wszystko ma kluczowe znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Na kolejnych miejscach są kolejni podwykonawcy, między innymi usługi cateringowe, wynajem sprzętu, agencja hostess czy firmy zapewniające atrakcje podczas konferencji, np. warsztaty tematyczne.

Wydruk materiałów konferencyjnych

Opracowanie grafik, druk i wysyłka zaproszeń, przygotowanie materiałów reklamowych oraz informacyjnych - to wszystko ważne elementy planowania konferencji. Tutaj potrzebny będzie dobry pomysł, przygotowanie merytoryczne oraz praca grafika. Natomiast druk materiałów szkoleniowych należy zlecić sprawdzonej drukarni, podobnie jak druk plakatów czy druk zaproszeń na konferencję.

Bądź oazą spokoju podczas wydarzenia

Twoja praca niestety nie kończy się w dniu konferencji. Zazwyczaj wymaga ona bieżącej kontroli, sprawdzania ewentualnych niedociągnięć podwykonawców czy odpowiedzi na niespodziewane sytuacje. Wpadki zdarzają się często - ważne, żeby wyciągnąć z nich lekcje na przyszłość, a podczas wydarzenia zachować zimną krew i nie dać po sobie poznać, że coś jest nie tak.

Zapytaj uczestników o wrażenia

Wiadomość zwrotna to coś, co pozwala nam się rozwijać. Właśnie dlatego ważna jest zbieranie tzw. feedbacku od gości po konferencji. Może mieć on różne formy, tak anonimowej ankiety, jak i rozmowy telefonicznej z wybranymi gośćmi. Warto zapytać zarówno o wartość merytoryczną wydarzenia, jak i poszczególnych etapów organizacji czy oferowanych warunków.

 

JKB Print jest drukarnią często wybieraną na podwykonawcę konferencji i eventów w Warszawie oraz całej Polsce. Jeśli szukasz sprawdzonej drukarni do swojego wydarzenia, która stanie na wysokości zadania, jest terminowa i odznacza się wysoką jakością - zapraszamy do współpracy.